Casos · Problema · Solución · Resultado
Lo que cambió, en números.
Cada caso cuenta tres cosas: el problema, la solución que construimos en convivencia con lo que ya usaban y el resultado. Son casos de referencia, anonimizados: no publicamos nombres ni marcas de clientes, y las cifras sirven para dimensionar el trabajo.
De compras de urgencia por WhatsApp a un área armada con 12 a 18% de ahorro anual.
Problema
La empresa creció en sedes y volumen, pero no tenía un área de compras armada: cada encargado pedía insumos directo al proveedor por WhatsApp. Se pagaba el mismo ítem a precios dispares, llegaban facturas a fin de mes sin orden previa y administración vivía persiguiendo remitos en papel.
Solución
Intervenimos el circuito por etapas: escribimos la política de compras y aprobaciones por monto, consolidamos la cartera de proveedores renegociando acuerdos marco, construimos el módulo web/móvil acoplado a Bejerman / Tango y dejamos formado al responsable del sector.
Resultado
Reducción sostenida del 12% al 18% en la base anual de compras (en línea con el estándar mundial del 8–15% por eliminación de compras fuera de acuerdo, y picos mayores en servicios renegociados), con 100% de facturas respaldadas por orden y remito.
Convivencia: Ordenar un área · Regla de compras y acuerdos · Sistema propio + Bejerman / Tango
Saber cada mañana quién salió a terreno, en qué unidad y para qué centro de costo.
Problema
Con cuadrillas repartidas en distintas zonas, las novedades de asistencia llegaban tarde a RRHH por mensajes sueltos y el estado de las camionetas se llevaba en otra planilla. Cuando entraba una multa, un golpe o un gasto de taller, no coincidía quién figuraba asignado con quién había manejado ese día.
Solución
Diseñamos un sistema propio acoplado a la administración: cada responsable de cuadrilla carga el parte diario desde un link en el celular (sin usuarios ni contraseñas) y cada vehículo se chequea una vez por semana con fotos por autoservicio. El sistema cruza solo asistencia contra conductor real y avisa en el acto si hay desvíos.
Resultado
100% de los partes diarios cerrados en el día desde la primera semana. Trazabilidad completa de cada unidad, baja de seguros y alquileres de vehículos que habían quedado sin uso real y liquidación lista para el estudio contable.
Convivencia: Sistema a medida · Link sin usuario ni contraseña · Bejerman y Microsoft 365
El GPS mostraba puntitos en el mapa. Faltaba el costo real por visita técnica.
Problema
14 utilitarios asignados a técnicos de calle. La empresa ya pagaba un GPS tradicional que solo mostraba posición, mientras el combustible se cargaba con tarjeta corporativa sin cruzar contra los kilómetros reales de motor y la jornada se anotaba a mano en planillas.
Solución
Sobre los equipos que ya estaban instalados, activamos la lectura OBD2 de computadora de motor: consumo real por unidad, alertas tempranas de falla mecánica y registro automático de inicio y fin de jornada por encendido, cruzado con la hoja de visitas del día.
Resultado
18% menos de gasto de combustible en los primeros 60 días al cortar desvíos y cargas fuera de horario. Jornada documentada al 100% sin planillas y cierre mensual con el costo real por visita técnica.
Convivencia: GPS preexistente · Lectura de motor OBD2 · Control de jornada · Reporte diario automatizado
El mes terminaba el 30, pero el dueño recién sabía el número real el día 18.
Problema
Con las ventas en el punto de venta, los cobros en Mercado Pago y bancos, los gastos en el sistema contable y las comisiones en planillas sueltas, saber cuánto había dejado de verdad el mes exigía que administración pasara dos semanas copiando y pegando entre diez archivos Excel.
Solución
Definimos una regla única de imputación por centro de costo y conectamos de forma automática las cajas, las pasarelas de cobro y el sistema contable contra el entorno Microsoft de la empresa. Eliminamos las planillas intermedias: cada movimiento entra validado desde el origen.
Resultado
El cierre operativo pasó del día 18 al día 3 de cada mes, sin horas extras cruzando archivos. La dirección mira la rentabilidad real por unidad de negocio actualizada a diario desde el celular o la computadora.
Convivencia: Reglas de imputación · Conectores automáticos ERP / Cobros · Power BI sobre Microsoft 365
El próximo caso
Porque siempre tendrá sentido optimizar. Trimemos juntos.
Con la empresa en marcha, el ajuste fino de cada vela hace la diferencia. Empezamos con una sesión de 30 minutos y una propuesta por escrito, ambas sin cargo.